PERFEKCYJNA IMPREZA FIRMOWA W 13 KROKACH

  • Krok 1: Data

    Wyślij do zespołu dwie, trzy daty i zbierz odpowiedni feedback. Data wybrana przez większość, powinna być obowiązująca.

    Na organizację takich eventów najpopularniejsze są zawsze czwartki i piątki, ale pamiętaj, że restauracje, kluby, klubokawiarnie taniej mogą zorganizować takie spotkanie, np. na początku tygodnia.

  • Krok 2: Budżet

    Twój budżet także ma znaczenie i będzie przekładał się zarówno na miejsce, datę, catering jak i wszystkie dodatkowe aktywności. Upewnij się więc, ile możesz przeznaczyć na tego typu imprezę

  • Krok 3: Wybierz typ imprezy

    Zupełnie inaczej będziesz organizować prezentacje i planowanie połączone z obiadem i imprezą, a zupełnie inaczej sam świąteczny obiad z np. ze zrobionymi przez każdego spersonalizowanymi prezentami.

  • Krok 4: Miejsce

    Nie musisz organizować takiego spotkania w miejscu, które ocieka luksusem. Ważne, aby miało klimat, a twój zespół czuł się komfortowo. Sprawdź, knajpy w okolicy biura albo w okolicy hoteli / hosteli, w których nocuje Twój zespół. Łatwiej będzie dojechać lokalsom, niż np. dużej grupie z innego miasta, która może zabłądzić. Nawet jeśli wybierasz knajpę, gdzie indziej, pamiętaj że musi być to miejsce dobrze skomunikowane. Zapytaj o dodatkowe atrakcje, jeśli np. chcesz zorganizować firmowe karaoke czy zapewnić możliwość potańczenia swojemu zespołowi.

  • Krok 5: Jedzenie

    Oczywiście wszystko zależy od tematu i stylu spotkania, który chcesz zrobić. Jeśli wynajmujesz samą przestrzeń, bez cateringu (i nie jest do restauracja czy klubokawiarnia) bądź przygotowany albo na wspólne gotowanie albo na zamówienie pizzy. Jeśli jednak decydujesz się na catering z prawdziwego zdarzenia, pamiętaj aby:

  • Krok 6: Warsztaty, szkolenia, planowanie

    Jeśli wybrałeś opcję spotkania połączoną z warsztatem lub planowaniem tym lepiej. Dzięki temu, Twój zespół będzie miał poczucie aktywnie i pożytecznie spędzonego czasu a ty świadomość tego, że impreza po jest fajną nagrodą za ciężką pracę, nie tylko tego dnia ale i całego roku

  • Krok 7: Powitanie

    Nawet, jeśli wcześniej pracowałeś z zespołem i robiłeś planowanie, to drinki o odpowiedniej porze i w odpowiednim czasie, pozwolą się wszystkim wyluzować. Możesz serwować tylko welcome drinki na koszt firmy albo możesz dogadać się z managerem danego miejsca na określony budżet, do którego Twój zespół napoje alkoholowe i nie alkoholowe może zamawiać. Dobrze jeśli uprzedzisz zespół wcześniej, że np. mogą zamawiać na koszt firmy po X razy

  • Krok 8: Muzyka i zabawa

    Jeśli chcesz, aby to był mocny punkt wieczornej imprezy czy kolacji, upewnij się ze jest to zrobione dobrze:

    • Sprawdź nagłośnienie w knajpie lub miejscu, które wynajmujesz.
    • Upewnij się, że na miejscu będzie DJ albo zapytaj za jaką kwotę możesz go dodatkowo wynająć (nikt nie lubi przecież smutów i bujania się pod ścianą).

     

    Dobrym pomysłem na świąteczną imprezę może być też karaoke, a w połączeniu z kilkoma drinkami to prawdziwie dobre połączenie, które pomaga się integrować, nie tylko przy kolędach.

    Jeśli jednak nie muzyka i nie tańce, zapewnij inne rozrywki swojemu zespołowi.

  • Krok 9: Organizacja dodatkowych rzeczy

    Jeśli np. w czasie wieczoru, obiadu, mają być wygłoszone przemówienia albo wręczane nagrody, musisz to zorganizować.

  • Krok 10: Transport

    Czy pomyślałeś o logistyce? Czy każdy ma przyjechać na imprezę na własną rękę i tak samo odeskortować się do domu czy np. będziesz rozdawał vouchery na taksówkę albo zamawiał przejazd na służbowe karty firmowe? Musisz to także ustalić i powiadomić o tym swój zespół

  • Krok 11: Zaproszenie gości

    Pamiętaj, żeby po ustaleniu już wszystkich szczegółów zaprosić gościć mailowo. Takie zaproszenie powinno zawierać nie tylko szczegóły miejsca i godziny spotkania, ale także:

    • szczegółowy plan spotkania,
    • mapkę dojazdu (dla zagranicznych lub zamiejscowych członków zespołu),
    • informację o transporcie,
    • informacje o menu,

    prośbę o RSVP

  • Krok 12: Utrwalenie chwil

    Jeśli bawicie się dobrze, zespół jest na miejscu, nie możesz zapomnieć o utrwaleniu wspólnie spędzonego czasu. Imprezę możesz wykorzystać do wielu rzeczy, które wpłyną pozytywnie na Twój wizerunek jako pracodawcy

  • Krok 13: Poproś o feedback

    Po imprezie, kiedy wszyscy wytrzeźwieją, poproś o feedback. Prostą ankietę zrobisz np. na Typeform. Możesz także ją wydrukować i dać do uzupełniania anonimowo. Dzięki temu będziesz wiedział, co się podobało, a co nie. Pozwoli ci to na przyszłość, jeszcze lepiej zorganizować takie spotkanie i będziesz wiedział czego oczekują Twoi pracownicy. Jeśli negatywne oceny dotyczą miejsca, DJ-a lub obsługi – pamiętaj, aby taką informację wysłać także do managera lokalu. Co zespół powinien móc ocenić w ankiecie?

    • miejsce,
    • menu,
    • organizacje,
    • logistykę,
    • szkolenie / planowanie / warsztat (w tym trenera),
    • czas poświęcony na każdą aktywność,
    • najfajniejszą aktywność,
    • poszczególne aktywności,
    • możliwość integracji.

Przestrzegając tych 13 wskazówek, na pewno uda Ci się zorganizować udane spotkanie integracyjne dla swojego zespołu.

Masz sugestie lub dodatkowe pomysły, które warto uwzględnić na tej liście? Podziel się nimi w komentarzu!

A jeśli potrzebujesz wsparcia w organizacji, skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy!

Jako specjaliści w organizacji imprez karaoke oraz integracyjnych wydarzeń firmowych, mamy bogate doświadczenie w tworzeniu niezapomnianych eventów. Współpracowaliśmy z wieloma firmami przy organizacji szkoleń i eventów, a także, jako byli pracownicy, doskonale rozumiemy, jakie rozwiązania angażują zespół, a które mogą go zniechęcić.

Napisz do nas